Käyttäjien lisääminen sivustolle

Käyttäjien lisäämiseen sivustolle on useita erilaisia tapoja. Tavallisesti vain ylläpitäjän roolissa oleva henkilö voi lisätä osallistujia sivustolle. Opettajat voivat lisätä omille kursseilleen sivustolle rekisteröityjä osallistujia.

Yksittäisen käyttäjätunnuksen luominen

  1. Mene sivulle Sivuston hallinta > Käyttäjät > Käyttäjätilit > Lisää uusi käyttäjä.
  2. Syötä ainakin Käyttäjätunnus, Etunimi, Sukunimi ja Sähköpostiosoite. Muut kentät ovat vapaaehtoisia.Huom! Jos käytät asetusta "Luo uusi salasana ja kerro käyttäjälle" järjestelmä generoi käyttäjälle väliaikaisen salasanan ja toimittaa sen, käyttäjätunnuksen ja kirjautumisosoitteen sähköpostitse tälle henkilölle kun painat "luo käyttäjä".
  3. Napsauta sivun alaosassa Luo käyttäjä.

Jos käyttäjällä ei ole sähköpostiosoitetta, syötä sähköpostikenttään jokin sähköpostimuotoinen osoite, jonka ei tarvitse olla oikeasti olemassa. Esim. käyttäjän nimen mukaan "etunimi.sukunimi@email.invalid".

Käyttäjien lisääminen CSV-tiedoston avulla

Kun haluat lisätä kerralla enemmän käyttäjiä, käytä ns. CSV-ajoa. CSV-tiedoston (Comma Separated Values) voi luoda helposti taulukkolaskentaohjelmalla (esim. MS Excel, OpenOffice tai LibreOffice). Täytä tiedot ensin taulukko-ohjelmassa ja tallenna tiedosto CSV-muotoon. Tiedosto on mahdollista tehdä myös esim. Muistiolla, mutta se on helpompaa taulukko-ohjelmalla.

CSV-tiedoston sarakkeet on nimettävä englanniksi.

Pakolliset sarakkeet

Pakolliset sarakkeet ovat username, firstname, lastname ja email (käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi, salasana ja s-posti). Muut sarakkeet ovat vapaaehtoisia.

Password-kenttä on erityinen;

  • Jos et sisällytä password-saraketta ollenkaan CSV-tiedostoon niin voit tietoja järjestelmään tuodessasi valita "uusi salasana" -alasvetovalikkoon "Luo salasana tarvittaessa" ja tällöin järjestelmä luo käyttäjille salasanan ja toimittaa kirjautumistiedot (kirjautumisosoitteen, käyttäjätunnuksen ja salasanan) automaattisesti sähköpostitse.
  • Jos määrität CSV-tiedostossa salasanan jokaiselle käyttäjälle sinun tulee toimittaa salasana heille erikseen. Voit asettaa sen vaihtamisen pakolliseksi, kun tuot tiedot järjestelmään.
  • Jos olet päivittämässä olemassa olevia käyttäjiä, salasanaa ei tarvita.

Esimerkki CSV-tiedostosta, jossa on vain pakolliset sarakkeet - nähtynä tekstimuodossa:

Yksinkertainen CSV-tiedosto tekstimuodossa

Vapaaehtoiset sarakkeet

Usein käytettyjä vapaaehtoisia sarakkeita ovat kurssit (course1, course2 jne.) joille henkilö halutaan liittää ja henkilön rooli (role1, role2, jne) tai ryhmä (group1, group2, jne) halutulla kurssilla.

  • Kurssien, roolien ja ryhmien niminä on käytettävä niiden lyhytnimiä, joita on käytetty niitä luotaessa esim: Biologia1, editingteacher, Ryhmä1, jne.
  • Numeroinneissa esimerkiksi role1 ja group1 määrittävät käyttäjää kurssilla course1.

Alla on esimerkki CSV-tiedostosta, jossa käyttäjille on määritetty erilaisia rooleja ja ryhmiä eri kursseille:

CSV-tiedosto taulukkona

Mahdollisia sarakkeita on suuri määrä, esimerkiksi:

course1,type1,role1,group1,enrolperiod1,enrolstatus1,cohort1,
institution,department,city,country,lang,auth,timezone,idnumber,
icq,phone1,phone2,address,url,description,mailformat,maildisplay,
htmleditor,autosubscribe,oldusername,deleted,suspended

CSV-tiedoston rakentaminen ja tallentaminen

  1. Täytä käyttäjien tiedot taulukkoon firstname-, lastname-, email-, username-sarakkeiden alle.
  2. Luo ja täytä tarvittaessa password-sarake ja haluamasi vapaaehtoiset sarakkeet.
  3. Tallenna tiedosto CSV-muotoon.
    • Tallenna tiedosto uudella nimellä ja valitse tallennusmuodoksi CSV (luetteloerotin) (*.csv). (Ei esimerkiksi CSV (MS-DOS) eikä CSV(Macintosh).)
    • Jos taulukko-ohjelma tarjoaa mahdollisuuden valita merkkikoodauksen, valitse UTF-8. Koodauksen täytyy olla tiedostossa ja oppimisympäristössä sama, jotta esim. ääkköset näkyvät oikein.
    • Jos taulukko-ohjelma tarjoaa mahdollisuuden valita kentänerottimen, valitse erottimeksi puolipiste.

Valmiin CSV-tiedoston tuonti

Kun CSV-tiedosto on valmis siirrettäväksi esikatseluun, kirjaudu järjestelmään admin-tunnuksilla ja mene kohtaan Sivuston hallinta > Käyttäjät > Käyttäjätilit > Tuo käyttäjiä.

  1. Vedä CSV-tiedosto omalta tietokoneeltasi sivun pudotusalueelle tai hae se napsauttamalla Valitse tiedosto... -painiketta.
  2. Valitse tiedostossa käytetty CSV-erotin (useimmiten puolipiste ;).
  3. Valitse tiedostossa käytetty merkkikoodaus. (useimmiten UTF-8 tai Excelin tapauksessa Windows-1252).
  4. Valitse esikatseltavien rivien määrä.
  5. Napsauta Tuo käyttäjiä -painiketta.

Jos tiedostossa ei ollut virheitä, kuten ylimääräisiä välilyöntejä tai virheellisiä sarakkeen nimiä, tiedot avautuvat esikatselusivulla. Jos erikoismerkit tai ääkköset eivät näy oikein, on kyseessä luultavimmin ero merkistöjen koodauksessa: UTF-8 tai Windows-1252. Tällöin voit peruuttaa tuonnin ja yrittää toisilla asetuksilla uudestaan. Sivulla on myös asetuksia tietojen käsittelemistä varten.

Tuotavien käyttäjien esikatselu

Tuonnin asetukset

Valitse asetukset huolellisesti. Jos ne ovat väärin, tuonti ei onnistu tai voit vahingossa esimerkiksi vaihtaa kaikkien käyttäjien salasanat.

Lataustyyppi: Miten käsitellään käyttäjät, jotka jo ovat sivustolla.

Uusi salasana: Luodaanko salasanat automaattisesti vai ovatko ne CSV-tiedostossa.

Olemassa olevat käyttäjätiedot: Tämä on saatavana, jos Lataustyypin määritys edellyttää olemassa olevien käyttäjätietojen päivittämistä.

  • Ei muutoksia: Olemassa olevia käyttäjätietoja ei muuteta.
  • Ylikirjoita tiedostolla: Olemassa olevat käyttäjätiedot korvataan ladattavan tiedoston tiedoilla.
  • Ylikirjoita tiedostolla ja oletuksilla: Olemassa olevat käyttäjätiedot korvataan ladattavan tiedoston tiedoilla. Lisäksi kohdat, joita CSV-tiedostossa ei ole, korvataan oletusarvoilla.
  • Täytä puuttuvat tiedostosta ja oletuksista: Olemassa olevien käyttäjätietojen tyhjänä olevat kohdat täytetään ladattavan tiedoston tiedoilla ja oletusarvoilla.

Aikaisempi salasana: Muutetaanko olemassa olevien käyttäjien salasanat, jos edellisessä kohdassa määritetään, että vanhat käyttäjätiedot korvataan.

Pakota salasanan vaihto: Onko käyttäjän vaihdettava salasansa, kun hän kirjautuu sivustolle seuraavan kerran.

Salli uudelleen nimeäminen: Oletusarvo "Ei" estää käyttäjätunnuksen uudelleen nimeämisen username-sarakkeen mukaiseksi, vaikka CSV-tiedostossa olisi myös sarake oldusername. Jos valinta on "Kyllä", olemassa olevan käyttäjän on kirjauduttava uudella käyttäjätunnuksella. Vanha lakkaa toimimasta.

Salli poistot: Oletusarvo "Ei" estää käyttäjätilien poistamisen, vaikka vaikka CSV-tiedostossa olisi myös sarake deleted. Jos deleted-sarakkeen arvona on "1" ja valinta tässä "Kyllä". Käyttäjätili poistetaan. Sivuston ylläpitäjän käyttäjätiliä ei voi poistaa tällä tavalla.

Salli käyttäjätilien estäminen ja aktivointi: Oletusarvo "Kyllä" sallii käyttäjätilien estämisen ja aktivoinnin käyttämällä CSV-tiedostossa saraketta suspended. Jos suspended-sarakkeen arvona on "1", käyttäjä estetään; jos arvona on "0", käyttäjä aktivoidaan. Jos valinta on "Ei", saraketta ei huomioida.

Standardisoi käyttäjätunnukset: Oletusarvo "Kyllä" muuttaa käyttäjätunnusten kaikki kirjaimet pienaakkosiksi ja poistaa merkit, joita järjestelmä ei osaa käsitellä. Tällä varmistetaan, että tunnukset varmasti toimivat.

Valitse useiden käyttäjien hallintaan: Voit valita käyttäjätietoja muokattavaksi joukkona, tuonnin valmistuttua. Vaihtoehtoja ovat Ei, Uudet käyttäjät, Päivitetyt käyttäjät ja Kaikki käyttäjät.

Oletusarvot: Voit valita oletusarvot joillekin arvoille, joita CSV-tiedostossa ei ole. Näitä ovat mm.

  • Käyttäjäntunnistusmetodi
  • Sähköpostiosoitteen näyttö
  • Sähköpostin muotoilu
  • Sähköpostiviestien keräilytapa
  • Keskustelualueviestien tilaus sähköpostiin
  • Maa
  • Haluttu kieli
  • Oppilaitos

Kun olet valmis lisäämään käyttäjät järjestelmään, napsauta Tuo käyttäjiä -painiketta. Tämä aloittaa käyttäjien tuonnin järjestelmään. Saat ilmoituksen, jos tuonnissa tapahtuu virheitä.

Jos valitsit käyttäjiä kohdassa Valitse useiden käyttäjien hallintaan, sinut ohjataan sivulle Useiden käyttäjien muokkaus ja kyseisten henkilöiden nimet ovat valittuina. Valitse pudotusvalikosta haluamasi toiminto:

  • "Vahvista" käyttäjätilit sähköpostipohjaisen itserekisteröitymisen kautta.
  • "Lähetä viesti" käyttäjille
  • "Poista" käyttäjätilit.
  • "Näytä sivulla" (Näytä lista uusista käyttäjistä jollain sivulla)
  • "Lataa" käyttäjätiedot teksti-, ODS- tai Excel-muodossa.
  • "Pakota salasanan vaihto"
  • "Lisää kohorttiin" (kohortti on koko sivuston tai kurssikategorian laajuinen ryhmä käyttäjiä)